O motor de escalas da EZShift

Um motor.
Por trás de cada decisão da escala.

O motor da EZShift recomenda quem encaixa melhor em cada turno, cria a escala sozinho, verifica cada alteração antes de ser guardada e verifica toda a escala antes de ela chegar à sua equipa. Sempre de acordo com as regras, os pedidos e o histórico da sua organização.

Experimentar grátis Ver como funciona

O que o motor sabe

Tudo o que um responsável de escalas experiente se lembra. Em cada turno, sempre.

O motor conhece os seus colaboradores, os seus turnos, as suas regras e as suas escalas anteriores. As recomendações, a escala automática e todas as verificações baseiam-se exatamente no mesmo conhecimento. Eis algumas das coisas que tem em conta:

  • Não vai acontecer
  • Pesado pela importância
  • O motor trata disso

Regras de escala

Regras legais, regras da empresa e regras do responsável de escalas. As regras rígidas nunca são violadas, e as flexíveis são pesadas pela importância que lhes deu.

Todas as regras de escala

  • Até 6 turnos em 7 dias seguidos

    Um sétimo turno seguido não será atribuído

  • 24 horas de descanso depois de um turno da noite

    Depois de uma noite, o colaborador não será escalado no dia seguinte

  • Até 2 fins de semana seguidos

    Quem trabalhou os dois últimos fins de semana não será escalado para um terceiro

  • De preferência, não mais de 5 turnos difíceis por mês

    Os turnos difíceis são repartidos, e só se ultrapassa o limite quando não há outra forma

  • Pelo menos 1 turno da tarde por semana para os empregados de mesa

    O motor vai tentar dar a cada empregado de mesa uma tarde por semana

  • Rotatividade das noites com base nas últimas 4 semanas

    Quem não fez noites ultimamente fica com elas primeiro

Disponibilidade e pedidos

O que os colaboradores enviaram, exatamente como o enviaram: para uma data, para um turno específico ou como disponibilidade fixa para todas as semanas.

  • O Rui marcou não posso na terça à tarde

    O Rui não será escalado aí, nem aparecerá nas recomendações para esse turno

  • A Inês marcou prefiro não às sextas

    A Inês só será escalada à sexta se não houver melhor solução

  • A Ana pediu o turno da manhã de segunda

    A Ana tem prioridade sobre quem não pediu

  • O Pedro não pode trabalhar às quartas, todas as semanas

    A disponibilidade fixa aplica-se a todas as escalas, sem ter de a enviar de novo

  • Uma escala em que a ausência de disponibilidade conta como indisponível

    Um colaborador que não enviou disponibilidade para um turno não será escalado para ele

Ausências e pedidos especiais

Ausências aprovadas, baixas médicas e pedidos especiais entram na escala, sem que ninguém tenha de se lembrar deles.

  • As férias da Joana foram aprovadas de 12 a 16

    A Joana não será escalada nesses dias

  • A Marta tem uma baixa médica aprovada na terça

    A Marta não será escalada na terça, nem aparecerá nas recomendações desse dia

  • Um pedido especial que conta como turno, como um dia de formação

    O dia conta para as horas contratadas, por isso o colaborador não terá turnos além da quota

Funções e competências

Cada colaborador só é escalado para o que sabe fazer, e numa função secundária só quando é preciso.

  • O turno da tarde precisa de um chefe de turno, 2 operadores de caixa e um repositor

    Cada lugar do turno é preenchido pela sua função

  • O Tiago é empregado de mesa e também pode trabalhar no bar

    O Tiago vai para o bar quando falta um barman, e não em vez dos barmen

  • O turno exige um enfermeiro sénior

    Só será escalado quem tiver o nível certo na função

  • Um colaborador marcado como só escala manual

    O motor não o escala sozinho. Decide você quando

Horas contratadas

Número mínimo, máximo e preferido de turnos e horas, por escala e por semana.

  • Estudantes: 2 a 4 turnos por semana

    O motor preenche até ao mínimo e nunca passa do máximo

  • Tempo inteiro: até 40 horas por semana

    Escalar além do máximo não vai acontecer

  • Faltam à Sofia 2 turnos para as suas horas contratadas

    A Sofia tem prioridade sobre quem já está perto da sua quota

  • De preferência, 5 turnos por semana para os colaboradores seniores

    O motor vai tentar não lhes dar menos, nem mais

  • Trabalho suplementar mensal em dois escalões

    O motor evita o trabalho suplementar, e o escalão mais alto ainda mais. Incluindo as horas já trabalhadas este mês

Descanso

Descanso entre turnos, descanso depois das noites e descanso semanal, mesmo quando o descanso começou na escala anterior.

  • Pelo menos 11 horas de descanso entre turnos

    Uma manhã que começa às 07:00 não vem a seguir a uma tarde que acabou às 23:00

  • De preferência, 16 horas de descanso entre turnos

    O motor dá mais do que o mínimo sempre que pode

  • Descanso semanal de 35 horas seguidas

    Todas as semanas, cada colaborador tem 35 horas seguidas sem turnos

  • O Rui terminou a escala anterior com um turno da noite

    O descanso a seguir é respeitado também no início da nova escala

Escalas anteriores

O motor lembra-se do que aconteceu nas semanas anteriores, para que a repartição seja justa ao longo do tempo e não só dentro de uma escala.

  • A Ana fez noites nas últimas duas semanas

    Na próxima rotação das noites, é a vez de outra pessoa

  • O Rui terminou a escala anterior com 3 noites seguidas

    A sequência continua a contar na nova escala

  • Rotatividade dos sábados com base nas últimas 4 escalas

    Quem não trabalhou num sábado ultimamente fica com o próximo

  • A Sofia já fez 20 horas de trabalho suplementar este mês

    Essas horas contam também na próxima escala do mesmo mês

Os turnos

De quantos colaboradores precisa cada turno, o que é mais importante e o que só é escalado à mão.

  • Não há colaboradores suficientes para todos os turnos de segunda

    Os turnos mais importantes são preenchidos primeiro

  • Já atribuiu à mão os chefes de turno do fim de semana

    As suas atribuições ficam, e o motor cria o resto à volta delas

  • Um turno duplo: manhã e tarde no mesmo dia

    Só para quem pode fazer turnos duplos, e até à quota que definir

  • Um turno marcado como só escala manual

    O motor não lhe toca

  • Um colaborador com prioridade alta

    Os seus pedidos e preferências têm mais peso

Quatro momentos. Um motor.

O motor está consigo do primeiro turno à troca de quinta à noite

O motor de escalas não trabalha só quando clica em "Escala automática". O mesmo motor, com as mesmas regras, acompanha a escala durante toda a sua vida.

  1. Recomenda Quem encaixa melhor no turno? Enquanto cria, depois da execução e também depois de publicar. Detalhes
  2. Escala Cria toda a escala a partir de tudo o que sabe, à volta do que já atribuiu. Detalhes
  3. Evita erros Cada acréscimo, substituição e edição é verificado antes de ser guardado. Detalhes
  4. Verifica antes de publicar Todos os alertas de toda a escala, num só sítio. Detalhes

1 · Recomendações de escala

Quem encaixa melhor no turno? O motor já verificou.

Abra um turno vazio ou substitua um colaborador, e a lista já vem ordenada: as melhores opções em cima, e quem não pode ser escalado nem aparece. Clique num nome para ver, antecipadamente, todos os alertas que a atribuição causaria.

  • Enquanto cria a escalaAtribua os turnos sensíveis à mão, com uma recomendação, mesmo antes da escala automática.
  • Depois da escala automáticaQuer substituir alguém? O motor ordena quem deve entrar.
  • Depois de publicar, a meio da semanaUm colaborador ligou esta manhã a dizer que está doente? Veja as melhores substituições, e avise a sua equipa da alteração.

Como o motor ordena

Porque é que a Ana está em primeiro lugar na lista?

Cada candidato é avaliado pelo que a sua atribuição faria a toda a escala, com as mesmas regras e preferências da escala automática.

  • Sobe na lista

    • Pediu o turno
    • Faltam-lhe turnos ou horas para chegar às horas contratadas
    • Não fez turnos como este ultimamente, pela rotatividade
    • Fica escalado na sua função principal
    • Em caso de empate: o colaborador com maior prioridade

  • Desce na lista

    • Marcou "prefiro não"
    • Ficaria escalado numa função secundária
    • Teria menos descanso do que o preferido
    • Passaria o seu número preferido de turnos
    • Entraria em trabalho suplementar
    • Afastar-se-ia de uma regra flexível que definiu

  • Não aparece na lista

    • Marcou "não posso" ou está ausente
    • Já está escalado à mesma hora ou no mesmo dia
    • Não teria o descanso mínimo
    • A sua função ou nível não corresponde
    • Passaria o máximo de turnos ou horas
    • Violaria uma regra rígida

Quer mesmo escalar alguém que não está na lista? Escolha "Todos os colaboradores", e o motor mostra os alertas antes de confirmar.

2 · Escala automática

Clique num botão. O motor cria a escala à volta do que já atribuiu.

O motor preenche cada lugar vazio a partir de tudo o que sabe, e procura a melhor escala, e não só uma que funcione.

  • As atribuições que já fez ficam no lugar, e a escala é criada à volta delas
  • Execute-o só numa parte da escala: por função, nome de turno, equipa ou só turnos vazios
  • Execute-o várias vezes, em várias rondas
  • No fim da execução, a verificação da escala abre com tudo o que vale a pena rever
  • Fechou a página a meio? Recebe um email quando a escala estiver pronta

O que acontece em cada execução

Quando nem todos podem ter tudo, o motor sabe do que abdicar

Uma escala real está cheia de conflitos. Algumas das decisões que o motor toma em cada execução, para que não tenha de as tomar:

  • Não vai acontecer
  • Pesado pela importância
  • O motor trata disso

  • Dois colaboradores pediram o mesmo turno de sexta, e só há lugar para um

    O motor decide por tudo o resto: a rotatividade, as horas contratadas e o que cada um já teve

  • Não há colaboradores suficientes para todos os turnos de segunda

    Os turnos importantes são preenchidos primeiro, e os lugares que ficam vazios são-lhe assinalados

  • A única forma de preencher um lugar é violar o descanso exigido por lei

    O lugar fica vazio. Uma regra rígida nunca é violada para preencher um turno

  • Falta um barman, e o Tiago, empregado de mesa, também pode trabalhar no bar

    O Tiago vai para o bar, porque é melhor do que um lugar vazio

  • O único colaborador que encaixa no turno marcou "prefiro não"

    Será escalado, e o alerta fica à sua espera na verificação da escala

  • Faltam turnos à Sofia, e o Pedro já está perto do seu máximo

    O turno vazio vai para a Sofia

  • Faltam turnos à Marta, mas nenhum dos turnos vazios lhe serve

    A Marta não será forçada a entrar. A verificação da escala mostra-lhe que lhe faltam turnos

  • Atribuiu um colaborador à mão contra uma regra

    A sua atribuição fica. O motor não o corrige, só alerta

3 · Prevenção de erros

Cada alteração é verificada antes de ser guardada

Acrescentar, substituir, trocar colaboradores, arrastar no quadro ou editar um turno: o motor verifica cada alteração face a tudo o que sabe e mostra os alertas antes de confirmar.

  • Enquanto arrastaArraste um colaborador no quadro, e ele fica colorido pela gravidade dos alertas antes mesmo de o largar.
  • A decisão segue as permissõesPara cada alerta e cada regra, define que gestores podem avançar mesmo assim.
  • Sem permissão?A alteração não é guardada, e um clique leva-o a verificar outros colaboradores para o turno.

O que é verificado

Cada ação na escala, e a sua verificação

Estes são os tipos de alertas que um gestor vê antes de confirmar uma alteração. Alguns exemplos:

  • Erro
  • Aviso
  • OK ou será resolvido

Acrescentar um colaborador

Atribua um colaborador a um lugar vazio, a partir da lista ou arrastando-o no quadro.

  • Atribuir a Ana a quinta de manhã

    A Ana vai ficar escalada na quinta apesar do seu pedido: não pode

  • Atribuir o Pedro a terça à tarde

    O Pedro vai ficar escalado em turnos sobrepostos na terça

  • Atribuir o Tiago ao bar

    O Tiago vai ficar escalado por uma competência secundária

  • Atribuir a Sofia a segunda de manhã

    Sem notas para esta atribuição

Substituir um colaborador

Retire um colaborador de um turno e coloque outro no seu lugar.

  • O Rui substitui a Inês na quarta à noite

    O Rui vai ficar escalado com apenas 8 horas de descanso depois do turno da manhã

  • A Inês sai do turno

    A Inês vai ficar abaixo do mínimo de turnos da semana

  • A Joana substitui a Marta no sábado

    A Joana vai passar o máximo de horas da semana

Trocar colaboradores

Troque turnos entre dois colaboradores no quadro, ou aprove um pedido de troca que os seus colaboradores enviaram.

  • A Ana e o Rui trocam sexta e sábado

    A regra "Até 2 fins de semana seguidos" vai ser violada para o Rui

  • Um gestor aprova um pedido de troca entre a Inês e a Sofia

    A Inês vai ficar escalada na sexta apesar do seu pedido: prefere não

  • O Pedro e o Tiago trocam os seus turnos de terça

    O Tiago vai ficar escalado em mais do que um turno na terça

Editar um turno

Altere as horas, as funções, o nome ou a etiqueta de um turno. O motor compara a escala antes e depois da alteração, e assinala o que é novo, o que piorou e o que vai ser resolvido.

  • Antecipar o turno da tarde para as 14:00

    Sobreposição com o turno da manhã do PedroNovo

  • Prolongar o turno da noite até às 08:00

    Só 8 horas de descanso para a AnaPior

  • Encurtar o turno da tarde uma hora

    Descanso abaixo do mínimo para o RuiResolvido

  • Acrescentar a função de chefe de turno ao turno

    A Inês não corresponde ao turnoNovo

As horas de um colaborador num turno

Altere a hora de início ou de fim de um colaborador dentro de um turno.

  • A Marta vai ficar até às 23:30

    A Marta vai passar o máximo de horas da semanaNovo

  • O Tiago vai entrar uma hora mais tarde

    Menos descanso do que o preferido para o TiagoMelhor

  • A Sofia vai sair uma hora mais cedo

    Trabalho suplementar mensal no escalão mais baixoResolvido

Copiar um dia ou um turno

Copie um dia ou um turno para outras datas, com ou sem os colaboradores. Os alertas são mostrados por data, em todo o período.

  • Copiar a segunda, com os colaboradores, para todos os dias da semana

    A Ana vai passar o máximo de turnos da semana

  • Copiar o turno da manhã para terça

    A Joana vai ficar escalada na terça apesar de uma ausência aprovada

  • Copiar um turno para um dia em que o colaborador já está escalado nele

    Um colaborador não pode ficar escalado duas vezes no mesmo turno. Nenhum gestor pode passar por cima disto

4 · Verificação da escala

Mesmo antes de a escala chegar à sua equipa, verifique-a toda

Um clique, e todos os alertas da escala ficam reunidos num só sítio: o que o motor encontrou, o que continua vazio e o que foi atribuído à mão contra as regras. Corrija, verifique de novo e publique com tranquilidade.

  • Erros, avisos e informações, por tipo de alerta ou por colaborador
  • Os turnos que não estão completos, e quantos lugares falta preencher em cada um, ficam destacados no quadro
  • Clique num alerta para destacar o colaborador e saltar para os seus turnos
  • Retire uma atribuição diretamente da lista
  • Alterou alguma coisa? O botão "Verificar de novo" lembra-o de voltar a verificar
  • A verificação abre sozinha no fim de cada execução da escala automática

Os alertas

O que o motor deteta na escala

Os mesmos alertas aparecem nos quatro momentos: quando escolhe um candidato, no fim da escala automática, em cada alteração e na verificação da escala.

  • Erro
  • Aviso
  • Info

Funções

Quem está escalado para uma função que não deve ocupar, ou que só ocupa como função secundária.

  • O Pedro está escalado como chefe de turno, mas não corresponde ao turno

  • A Joana está escalada num nível que não lhe corresponde na função

  • O Tiago está escalado para o bar por uma competência secundária

Horário e descanso

Sobreposições, dois turnos no mesmo dia, descanso insuficiente e descanso semanal, também face à escala anterior.

  • A Ana está escalada em turnos sobrepostos na terça

  • O Rui está escalado em mais do que um turno na quarta

  • A Inês está escalada com apenas 8 horas de descanso entre turnos

  • A Marta está escalada com menos descanso do que prefere

  • O turno de segunda da Sofia sobrepõe-se a uma atribuição da escala anterior

  • O Tiago não tem 35 horas de descanso seguidas esta semana

Regras de escala

Cada regra que definiu alerta pelo seu nome, para que fique claro o que foi violado e para quem.

  • "Até 2 noites seguidas para novos colaboradores" violada: 3 noites para a Joana

  • "24 horas de descanso depois de uma noite" violada para o Pedro

  • "Pelo menos 1 turno da tarde por semana para os empregados de mesa": falta um turno ao Rui

  • "De preferência 2 turnos da manhã por colaborador": a Ana teve 4

Pedidos e ausências

Atribuições que entram em conflito com o que os colaboradores pediram, com o que os gestores pediram por eles e com as ausências aprovadas.

  • A Ana está escalada na quinta apesar do seu pedido: não pode

  • A Inês está escalada na sexta apesar do seu pedido: prefere não

  • A Joana está escalada durante uma ausência aprovada

  • O Pedro está escalado na segunda apesar de um pedido de um gestor

  • O Tiago está escalado para um turno para o qual não enviou disponibilidade

Horas contratadas

Mínimo e máximo de turnos e horas, por semana e para toda a escala, e trabalho suplementar mensal.

  • A Marta está acima do máximo de horas da semana

  • O Rui está acima do máximo de turnos da escala

  • A Inês está abaixo do mínimo de turnos da semana

  • A Sofia está em trabalho suplementar, no escalão mais alto

Turnos duplos

Quem pode fazer um turno duplo, e quantos turnos duplos são permitidos por semana e por escala.

  • A Ana não pode fazer turnos duplos

  • O Rui passou a quota semanal de turnos duplos

Cobertura e a próxima escala

Lugares que ficaram vazios, colaboradores que não foram escalados e o que a próxima escala precisa de saber.

  • 3 turnos incompletos (faltam 4 lugares)

  • A Marta não foi escalada para nenhum turno da escala

  • A sequência de noites do Rui passa para a próxima escala

  • O descanso semanal da Inês continua na próxima escala

Decide você

Decide o que gera alertas, e quem pode avançar mesmo assim

O administrador do sistema escolhe que alertas são mostrados e, para cada alerta e cada regra, define que gestores podem passar por cima. Assim, um chefe de turno pode fechar uma troca de última hora, mas não pode violar o descanso exigido por lei.

  • Mostrar ou esconder cada tipo de alerta
  • Permissão para passar por cima por nível de gestor: gestor básico, chefe de turno, chefe de turno sénior, gestor da escala e administrador do sistema
  • Um nível próprio para passar por cima de cada regra que definir
  • Alguns erros ninguém pode ultrapassar, como escalar o mesmo colaborador duas vezes no mesmo turno

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