Pedidos e aprovações

Todos os pedidos num só sítio.
Todas as respostas a tempo.

Disponibilidade para a próxima escala, trocas de turno e ausências: os colaboradores pedem na aplicação, dentro das regras que definir. Os gestores aprovam com o quadro completo à frente, e todos são notificados.

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  • Escalas de trabalho por turnos desde 2005
  • 14 dias grátis, sem cartão de crédito

Disponibilidade

Disponibilidade para a próxima escala, entregue a tempo

Os colaboradores marcam na aplicação os turnos em que não podem trabalhar, em que preferem não trabalhar e os que querem. Define o prazo, a aplicação lembra-os, e vê quem enviou e quem não enviou.

  • Não posso, prefiro não, prefiro e prefiro muito, com as suas próprias palavras
  • Por turno ou por horas, com uma nota para o gestor
  • O número de turnos que um colaborador gostaria de fazer desta vez
  • Um prazo para cada escala, e lembretes na aplicação antes de fechar
  • Quem enviou a disponibilidade e quem não enviou, numa só lista
  • Os gestores podem introduzir pedidos por um colaborador, e definir uma disponibilidade semanal fixa

Limites justos

Pedidos dentro das regras, iguais para todos

Defina limites à disponibilidade, para que todos deixem espaço suficiente para serem escalados. Um pedido que ultrapassa um limite não é guardado, e o colaborador vê que regra o impediu.

  • Deixar em aberto pelo menos um certo número de dias ou turnos
  • No máximo um certo número de pedidos "não posso" por semana ou por mês
  • No máximo um certo número de colaboradores a bloquear o mesmo turno
  • Limites para dias e turnos específicos, e para grupos de colaboradores
  • Datas em que não são permitidos pedidos, como feriados e eventos

Trocas de turno

Troque turnos sem telefonemas

Os colaboradores combinam trocas na aplicação. A EZShift envia o pedido aos colegas certos, para que ninguém tenha de andar a telefonar, e verifica cada troca face às suas regras antes de um gestor a aprovar.

  • Trocar

    Dê um turno e fique com outro, com um colega específico ou com qualquer pessoa que trabalhe nas datas que escolher.

  • Ceder

    Ofereça um turno a um colega ou a toda a equipa, opcionalmente só a quem tem a função adequada.

  • Turnos em aberto

    Os colaboradores aceitam turnos em aberto da escala publicada, diretamente ou com a aprovação de um gestor, como escolher.

Como é aprovada uma troca

Combinada pelos dois colaboradores. Verificada. Aprovada por um gestor.

Uma troca só entra na escala depois de o colega aceitar, a EZShift a verificar face às suas regras de escala e um gestor a aprovar. Os dois colaboradores são informados.

  1. Pedido Um colaborador pede uma troca na aplicação. Os colegas certos recebem uma notificação push.
  2. O colega aceita O colaborador que pediu é notificado. Num pedido enviado a vários colegas, o gestor escolhe um.
  3. Verificada, depois aprovada Antes de o gestor aprovar, a EZShift verifica a troca face às suas regras: descanso, horas, funções e muito mais. O gestor vê os alertas e aprova ou recusa.
  4. Os dois são notificados Os dois colaboradores recebem a resposta por push e email, e a escala é atualizada.

Ausências

Ausências, aprovadas com o quadro completo

Os colaboradores pedem um dia ou um intervalo de datas na aplicação, e anexam um documento se for preciso. O pedido segue diretamente para os gestores responsáveis por esse colaborador e por esse tipo de pedido.

  • Os seus tipos de pedidoFérias, baixa médica, formação ou qualquer tipo que definir. Alguns tipos, como a baixa médica, podem ser permitidos em datas bloqueadas.
  • O gestor certo, pela ordem certaOs pedidos vão para os gestores por equipa, função e tipo de pedido. Acrescente um primeiro aprovador antes do final.
  • Tudo antes de decidirQuem mais está ausente nesse dia, se o colaborador já está escalado e feriados ou eventos no intervalo.
  • A escala acompanhaAprove e retire o colaborador dos turnos já escalados nessas datas, ou mantenha-os. O colaborador é notificado em qualquer dos casos.

Controlo

Cada pedido deixa um rasto

Quem pediu, quem aprovou e quando. Os pedidos ficam com as suas respostas, os seus documentos e a conversa à volta deles.

  • Uma conversa por pedido

    Gestores e colaboradores escrevem uns aos outros no próprio pedido, e podem anexar ficheiros.

  • Histórico e relatórios

    Um registo de pedidos novos, aprovados, recusados e alterados, e um relatório de ausências em Excel ou PDF.

  • Permissões

    Escolha que gestores tratam das trocas, quais tratam das ausências e quem pode editar a disponibilidade.

Perguntas sobre pedidos e aprovações

E se um colaborador não enviar a disponibilidade a tempo?

A aplicação lembra os colaboradores antes do prazo, e vê uma lista de quem enviou a disponibilidade e de quem não enviou. Decide se os colaboradores que não enviaram são tratados como disponíveis ou não.

Os colaboradores podem alterar a disponibilidade depois do prazo?

Não. Depois do prazo, a escala fica fechada a pedidos. Os gestores podem alterar o prazo ou introduzir um pedido por um colaborador.

As trocas precisam da aprovação de um gestor?

Sim. Uma troca só entra na escala depois de o colega aceitar, a EZShift a verificar face às suas regras de escala e um gestor a aprovar. Os turnos em aberto podem ser aceites diretamente ou com aprovação, como escolher ao publicar.

É possível anexar um atestado médico?

Sim. Os colaboradores podem anexar um ficheiro quando enviam um pedido de ausência, e na conversa do pedido.

As ausências afetam a escala automaticamente?

Quando aprova, escolhe se retira o colaborador dos turnos já escalados nessas datas. A partir daí, o motor não o escala nesses dias.

Pedidos recebidos. Respostas dadas. Escala atualizada.

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