Software de gestão de escalas e assiduidade
O motor cria a escala a partir das suas regras, acordos e pedidos dos colaboradores, verifica cada alteração antes de ser guardada e só deixa contornar uma regra quem tiver autorização. Uma regra que definiu como obrigatória é mesmo obrigatória.
Feito para escalas grandes
Quer um quadro tenha 50 pessoas ou várias centenas, cada gestor organiza-o da forma que lhe é mais fácil de ler, e a EZShift guarda essa preferência em todos os dispositivos.
Agrupe o quadro por nomes de turnos ou por funções, defina colunas de dias largas ou estreitas e veja uma semana de um período mais longo. Mantenha a lista de colaboradores ao lado do quadro, por cima dele ou no painel de trabalho.
Esconda os nomes e cada turno mostra quantas pessoas tem e quantas vagas continuam em aberto. As linhas compactas mostram mais da semana num só ecrã.
Filtre por função, etiquetas, grupos de colaboradores ou turnos com vagas em aberto. Destaque um colaborador para ver os seus turnos e disponibilidades em todo o quadro, com as funções para as quais não está habilitado a cinzento.
A EZShift olha para o seu ecrã e para o tamanho da sua equipa e sugere o layout de quadro que encaixa. O painel de trabalho mantém a verificação da escala, as tarefas e as trocas ao lado do quadro.
Disponibilidades, pedidos, trocas e assiduidade estão na mesma aplicação que os seus colaboradores já têm no telemóvel. Tem uma classificação de 4,8 em 5 nas lojas de aplicações.
A minha disponibilidade 6–12 de outubro
Não posso
Sem pedidos desta vez
Indicam a sua disponibilidade, veem a sua escala e pedem uma troca. O que um colaborador indica entra diretamente no raciocínio do motor – e não num papel colado no frigorífico.
Turnos de hoje Qua · 17 set
Terminados · 2A decorrer · 4Próximos · 3
Quem está de turno agora, quem ainda não registou a entrada e o que está à espera de aprovação. Uma troca pedida por um colaborador só chega ao gestor depois de o sistema já a ter verificado face às regras.
Como o motor as distingue
É nesta distinção que tudo assenta. Uma regra rígida é um limite: o motor não a ultrapassa para preencher um turno, mesmo que isso deixe uma vaga em aberto. Uma regra flexível é uma preferência com um peso, por isso, quando o motor não consegue dar tudo a todos, sabe do que abdicar – em vez de ser o utilizador a decidir tudo de novo todas as semanas.
Regra rígida
Pelo menos 11 horas de descanso entre turnos
Aplicada Sempre
Para a legislação laboral, acordos e certificações. O sistema não viola estas regras ao criar uma escala, e utilizadores sem autorização não as podem contornar.
Regra flexível
Preferir no máximo 5 turnos difíceis por mês
Peso Alto
Regras de prioridade e de equidade. Quando falta pessoal, o motor decide que preferência suavizar, de acordo com o peso que lhe deu – e mostra-lhe do que abdicou.
Quem pode contornar
Um turno desmorona-se às seis da manhã e alguém tem de decidir – isso vai sempre acontecer. O que importa é se essa decisão responde perante alguma coisa. Na EZShift, cada regra e cada alerta tem um nível de gestão autorizado a contorná-lo, e quem estiver abaixo desse nível simplesmente não consegue guardar a alteração.
Descanso abaixo do mínimo – só o gestor de escalas pode contornar
Um pedido "prefiro não" – um chefe de turno já pode contornar
Um colaborador sem certificação válida – ninguém pode contornar
As suas regras
Não há uma biblioteca de regras pronta à qual se tenha de adaptar, e é precisamente essa a ideia: o seu acordo, o procedimento do seu departamento e a tabela de equidade de quem faz as escalas não estão na biblioteca de nenhum fornecedor. Escreva-os por palavras suas e o sistema propõe uma regra que lhes corresponde.
Verificada antes de publicar
Um clique e todos os alertas da escala ficam reunidos num só sítio: o que o motor encontrou, o que continua em aberto e o que foi atribuído à mão contra as regras. Corrija, verifique de novo e publique de consciência tranquila.
Sem caixa negra
Quando o motor recomenda um colaborador para um turno, pode ver exatamente em que se baseou. As mesmas regras e as mesmas preferências da atribuição automática, só que para um caso.
Sobe na lista
Desce na lista
Nem aparece
Quer mesmo escalar alguém que não está na lista? Escolha "todos os colaboradores" e o motor mostra-lhe os alertas antes de confirmar.
A biblioteca de regras
Escolha um modelo, preencha os valores e decida quão obrigatória é a regra. Cada regra pode aplicar-se a turnos, funções, dias ou grupos de colaboradores específicos, para valer exatamente onde deve.
A linha entre o que é legal e o que não é. É aqui que estão a legislação laboral e os seus acordos, e é por isso que a maioria destas regras é rígida.
Pelo menos 11 horas de descanso entre turnos
Rígida
Até 6 turnos em 7 dias consecutivos
Rígida
Sem turno da manhã logo a seguir a um turno da noite
Rígida
Preferir 12 horas de descanso entre turnos
Flexível
Quanto trabalha realmente cada colaborador, face ao seu contrato e ao seu acordo de trabalho.
Até 3 turnos noturnos na escala
Rígida
Entre 2 e 4 turnos por semana para colaboradores com a etiqueta Estudantes
Rígida
Preferir 2 turnos da manhã por colaborador
Flexível
Quem está habilitado a estar neste turno. Estas regras costumam ser rígidas, porque tocam na segurança e na regulamentação.
Um colaborador sem certificação válida não é atribuído à função
Rígida
Pelo menos 1 chefe de turno em cada turno
Rígida
Preferir atribuir pela função principal e não por uma competência secundária
Flexível
A equidade mede-se ao longo do tempo e não numa só semana, e é por isso que o motor também se lembra das escalas anteriores.
Rodar as noites com base nas últimas 4 escalas
Flexível
Preferir até 2 turnos de fim de semana por colaborador por mês
Flexível
Preferir no máximo 5 turnos difíceis por mês
Flexível
As regras que não estão em nenhuma biblioteca pronta: procedimentos, preferências e acordos que foram escritos na sua organização.
Sem turnos noturnos para colaboradores com a etiqueta Menor
Rígida
Preferir que o Ricardo e a Marta não fiquem no mesmo turno
Flexível
Preferir escalar juntos colaboradores da mesma loja
Flexível
Primeiros passos
Aqui, a implementação mede-se em horas e não em meses – e o segundo departamento é sempre mais rápido do que o primeiro, porque o modelo já está definido.
Analisamos os seus turnos, funções, acordos e regras – com alguém que conhece o mundo do trabalho por turnos, e não com um questionário.
Definimos consigo a sua primeira escala: a estrutura dos turnos, as funções e as regras. Três a quatro horas. É só o que é preciso.
Uma atribuição automática numa semana que já conhece, comparada com a escala que fez à mão. É aí que vê se funciona.
Os seus colaboradores recebem a aplicação e, a partir daqui, cada departamento ou loja adicional é sobretudo uma cópia do que já está definido.
Um só sistema
A maioria dos clientes começa pelas escalas, e isso já basta por si só. Quem quer trazer a assiduidade e os formulários para o mesmo sistema fá-lo – sem uma aplicação extra para os colaboradores e sem introduzir o mesmo valor duas vezes.
Registo de entradas e saídas na aplicação, com uma etiqueta NFC, um relógio biométrico ou num posto de computador. O gestor vê as horas registadas face às horas planeadas, aprova exceções e, a partir daí, os dados seguem para o processamento salarial.
A documentação de admissão e os documentos para assinatura chegam ao colaborador certo no momento certo, vêm pré-preenchidos com dados que já estão no sistema e são assinados no telemóvel. O gestor vê quem já preencheu e quem ainda não.
Um verdadeiro motor de escalas, que aguenta as regras, os acordos e as escalas grandes de uma organização – e não apenas mais um quadro para olhar
Gestão de escalas desde 2005, em hospitais, bancos, companhias aéreas, fábricas e cadeias de retalho
Uma equipa profissional e simpática, que conhece o trabalho por turnos e a gestão de escalas em toda a sua complexidade
Histórias de clientes
A gerir as escalas de mais de 500 000 colaboradores em todo o mundo
Shai Gestor de Operações do Centro de Contacto, Mizrahi Tefahot Bank Gerimos vários centros de atendimento e temos um grande número de colaboradores. Com a ajuda da EZShift e das suas regras de escala inteligentes, conseguimos definir as escalas dos colaboradores de acordo com os acordos laborais e dar flexibilidade ao planeamento de escalas - tudo isto sem deixar de cumprir os requisitos da organização. A app facilita a comunicação contínua com os colaboradores, e o apoio ao cliente é simplesmente excelente!
Saúde Hospitais, clínicas 
Sem Fins Lucrativos Impacto social, educação, cultura 
Segurança Segurança, operações, manutenção 
Tecnologia Suporte, operações 
Indústria Produção, serviços de utilidade pública 
Retalho Lojas, alimentação e bebidas 
Centros de Contacto Suporte, atendimento, vendas 
Finanças Banca, seguros 
Restauração e Hotelaria Hotéis, restaurantes, bares 
Media Televisão, notícias 
Aviação e Transportes Companhias aéreas, handling aeroportuário, logística Integrações
A escala não está sozinha: as horas registadas, os dados dos colaboradores e a exportação para o processamento salarial circulam entre a EZShift e os sistemas que já tem – sem os substituir e sem introduzir o mesmo valor duas vezes.
As horas registadas num relógio de ponto ou na aplicação entram na EZShift face às horas planeadas na escala.
Um ficheiro formatado para o seu sistema de processamento salarial e dados dos colaboradores sempre alinhados com a sua plataforma de RH.
Transporte de colaboradores, formação de equipas no terreno e previsão da procura – ligados à mesma escala.
Uma Web API bidirecional para a sua equipa de desenvolvimento – para o seu BI, o seu ERP ou um sistema desenvolvido por si.
Configurar uma escala de trabalho demora normalmente três a quatro horas, em duas chamadas. As escalas seguintes que se pareçam com a primeira configuram-se muito mais depressa, porque define um modelo e copia-o para departamentos ou lojas adicionais.
Centenas. A maioria dos nossos clientes escala mais de 50 colaboradores num quadro, e alguns escalam várias centenas num único quadro. Agrupamentos, filtros, uma vista só com contagens, linhas compactas e um layout de quadro sugerido mantêm um quadro desse tamanho fácil de ler, e as definições de vista de cada gestor ficam guardadas.
Há modelos de regras prontos que pode escolher e preencher, mas as regras propriamente ditas são suas. Também pode escrever uma regra por palavras suas e o sistema formula-a como regra de escala, que pode ativar tal como está ou editar primeiro. É precisamente isso que permite ao sistema respeitar um acordo de empresa ou um procedimento que só existe na sua organização.
Não. Muitos dos nossos clientes mantêm os seus sistemas de processamento salarial e de assiduidade e usam a EZShift para as escalas. O sistema exporta um ficheiro formatado para o seu sistema de processamento salarial e liga-se a sistemas de assiduidade e de RH. Também pode acrescentar a assiduidade e os formulários mais tarde.
Sim, e é normalmente o caminho certo. A implementação começa por uma única escala, e não pela organização: começa por um departamento ou uma loja e alarga quando vir que funciona. A mesma configuração em duas chamadas serve para um departamento de uma empresa de 200 pessoas e para um serviço de um hospital.
Isso é definido por si. Para cada regra e cada alerta, define que nível de gestão pode contorná-lo – há cinco níveis. Um gestor sem autorização simplesmente não consegue guardar a alteração e recebe, em vez disso, outros colaboradores sugeridos para o turno. Alguns erros ninguém pode contornar, como escalar o mesmo colaborador duas vezes para o mesmo turno.
Sim. Numa cadeia, a complexidade costuma estar entre as lojas e não dentro delas: colaboradores que circulam entre lojas, contratação de menores e gerentes de loja que precisam de flexibilidade. Define o modelo uma vez e copia-o para todas as lojas, e as permissões fazem cumprir as regras mesmo quando ninguém está a verificar cada loja à mão.
Sim. A escala, as disponibilidades, os pedidos, as trocas e o registo de assiduidade estão todos na aplicação, que tem uma classificação de 4,8 em 5 nas lojas de aplicações.
Deixe os seus dados e preparamos uma demonstração personalizada – com as regras, as funções e os turnos da sua organização.
Prefere experimentar sozinho? Comece o seu período experimental gratuito de 14 dias
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