Formulários digitais

Os seus formulários, preenchidos e assinados.
Sem andar atrás de papéis.

Carregue os formulários em PDF que já usa. A IA mapeia os campos, os colaboradores certos recebem-nos na aplicação e preenchem e assinam no telemóvel. Vê quem assinou, e o PDF assinado segue diretamente para os Recursos Humanos.

Experimentar grátis Pedir demonstração
  • Escalas de trabalho por turnos desde 2005
  • 14 dias grátis, sem cartão de crédito

Os formulários nunca são trabalho de uma só vez

Quando há pessoas sempre a entrar, a sair e a mudar de função, há sempre alguém a enviar documentos, a explicar o que preencher, a pedir assinaturas e a procurar a última cópia assinada.

Sem os formulários da EZShift

  • Ficheiros enviados por email, com instruções sobre o que preencher
  • Lembrar cada colaborador em separado, uma e outra vez
  • Verificar à mão quem assinou e quem não assinou
  • Cópias assinadas espalhadas por ficheiros e caixas de correio

Com a EZShift

  • O formulário espera pelo colaborador na aplicação
  • Lembretes automáticos antes do prazo
  • O estado de cada formulário: pendente, visto, enviado, em atraso
  • Um PDF assinado, enviado às pessoas que escolheu

Três tipos de documentos

Preencher, assinar ou descarregar. Um só sistema.

Cada documento tem a forma que lhe convém: um formulário para preencher, um documento para assinar ou um ficheiro para descarregar.

  • O colaborador preenche e assina

    Formulário para preencher

    Campos de texto e números, datas, listas, opções e uma assinatura. Os dados da ficha do colaborador são preenchidos por ele.

    • Texto
    • Número
    • Data
    • Lista
    • Opções
    • Assinatura

    Até 2 páginas · preenchido a partir da ficha do colaborador

  • O colaborador lê e assina

    Só assinatura

    Carregue um PDF, mesmo digitalizado, e envie-o aos colaboradores para lerem e assinarem.

    • Políticas
    • Procedimentos
    • Condições de trabalho

    Qualquer PDF · até 20 MB

  • O colaborador descarrega-o

    Documento para descarregar

    Um documento que os colaboradores podem descarregar quando precisarem, durante o período que escolher.

    • PDF
    • Word
    • Excel
    • Imagem

    Período de disponibilidade · número de descargas

Como funciona

Do seu PDF a uma cópia assinada, em cinco passos

  1. Carregue um formulário Carregue um PDF que já usa, e a IA sugere os campos. Detalhes
  2. Escolha quem e quando A quem se destina o formulário, quando é enviado, qual o prazo e quando lembrar. Detalhes
  3. O colaborador preenche ou assina Na aplicação, com os seus dados já preenchidos. Detalhes
  4. O PDF assinado é enviado Ao colaborador e aos endereços dos RH que definir. Detalhes
  5. Acompanhe e lembre O estado de cada formulário, e lembretes com um clique. Detalhes

Mapeamento de campos com IA

Mantenha os seus formulários. A IA encontra os campos.

Não precisa de refazer nada. Carregue o PDF que já usa, e a EZShift encontra os espaços em branco, as caixas e as tabelas. A IA sugere o que cada campo significa, e confirma-o ao lado de uma pré-visualização ao vivo.

  • Campos encontrados no próprio PDF: espaços em branco, campos de formulário, caixas de seleção e tabelas
  • Campos preenchidos a partir da ficha do colaborador: nome, n.º de identificação, telemóvel, email, morada, datas e muito mais
  • Campos obrigatórios, e se o colaborador pode alterar um valor já preenchido
  • Peça anexos, como uma fotografia do documento de identificação ou um certificado
  • A IA pode ser desligada se preferir mapear à mão

Quem e quando

O formulário certo chega às pessoas certas

Escolha a quem se destina um formulário, e a EZShift mantém a lista atualizada. Um novo colaborador que corresponda ao público recebe o formulário e uma notificação, sem que ninguém tenha de se lembrar de o enviar.

  • Todos os colaboradores, ou por etiqueta, equipa ou função
  • Por antiguidade ou data de admissão, como os primeiros três meses
  • Uma única vez, todos os anos, na admissão ou sempre que o colaborador precisar
  • Um prazo, por exemplo 14 dias depois da admissão
  • Lembretes automáticos um certo número de dias antes do prazo
  • Envie um formulário a colaboradores específicos fora do público

Para o colaborador

Preencher e assinar no telemóvel

O formulário espera no ecrã inicial da aplicação. O colaborador preenche-o no próprio documento ou pergunta a pergunta, anexa o que for preciso, revê o PDF final e assina com o dedo.

  • Os dados que já estão na ficha do colaborador vêm preenchidos
  • Fotografias de documentos anexadas a partir do telemóvel
  • Uma revisão do PDF final antes de assinar
  • Uma cópia do PDF assinado para o colaborador, se quiser
  • Ecrãs em inglês, português e árabe

Acompanhamento

Veja quem assinou. Lembre quem não assinou.

Cada formulário tem o seu quadro de estado: quem ainda não o abriu, quem o viu, quem o enviou e quem está em atraso. Lembre todos os que estão pendentes, ou só alguns, por push ou email.

  • Pendente, visto, enviado e em atraso, por colaborador
  • Lembretes automáticos, e um email diário aos gestores sobre formulários em atraso
  • Lembretes extra por push ou email, a todos ou a colaboradores selecionados
  • Marque um formulário como assinado em papel, ou exclua um colaborador
  • Os formulários de cada colaborador na sua ficha
  • Exporte o estado para Excel

Assinado e protegido

Um PDF assinado em que pode confiar

As respostas e a assinatura do colaborador entram no seu documento original, com uma página de auditoria acrescentada no fim.

  • O seu documento original

    As respostas são escritas no seu próprio PDF, por isso a cópia assinada é igual ao formulário que conhece.

  • Uma página de auditoria

    Nome, n.º de identificação, telemóvel, data, hora e endereço IP, a assinatura e uma impressão digital do documento e de cada anexo.

  • Guardado encriptado

    Os formulários assinados, as respostas e os anexos são guardados encriptados. Os metadados das fotografias, como a localização, são removidos das imagens.

Perguntas sobre os formulários digitais

Temos de refazer os nossos formulários?

Não. Carregue o PDF que já usa. A EZShift encontra os campos, a IA sugere o que cada um significa e confirma-os ao lado de uma pré-visualização. Os formulários para preencher podem ter até duas páginas; os documentos para assinar podem ser qualquer PDF.

Como recebe um novo colaborador os formulários?

Defina o público do formulário e escolha "na admissão" com um prazo. Cada novo colaborador que corresponda ao público recebe o formulário na aplicação, com uma notificação e lembretes automáticos antes do prazo.

Podemos alterar um formulário depois de os colaboradores o terem assinado?

Assim que o primeiro colaborador o envia, o formulário fica bloqueado para que todas as cópias assinadas coincidam. Duplique-o para fazer alterações.

Quem recebe a cópia assinada?

O colaborador, se o escolher, e os endereços de email dos RH que definir para cada formulário. Os gestores também podem abrir e descarregar cada PDF assinado.

Os colaboradores podem anexar documentos?

Sim. Um formulário pode pedir anexos, como uma fotografia do documento de identificação ou um certificado, em imagem ou PDF.

Menos papel. Mais formulários assinados.

14 dias de acesso total, sem cartão de crédito.

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