إعدادات توفّر الموظفين

لماذا هذا مهم؟

الإرهاق الوظيفي مصدر قلق كبير لدى كثير من أصحاب العمل، ومن أبرز أسبابه غياب تحكّم الموظف في جدوله الشخصي، خصوصًا في أماكن العمل القائمة على ورديات متغيّرة.

تعلّمنا في EZShift أنه عندما يحظى الموظفون بتحكّم أكبر في وقتهم، ينخفض مستوى التوتر، ويتحسّن الأداء، ويقلّ معدل دوران الموظفين.

ولدعم ذلك، يتضمّن نظام EZShift آليتين لتوفّر الموظفين:

1. طلبات التوفّر

تتيح هذه الميزة للموظفين تحديد الأوقات التي يكونون فيها متاحين أو غير متاحين للعمل.

افتراضيًا، يُعتبر الموظف متاحًا في كل الأوقات (ويمكن عكس ذلك عند الحاجة). والموظف هو المسؤول عن حجب الورديات التي لا يستطيع العمل فيها.

قد يقلق بعض المديرين من ترك الموظفين يقرّرون متى يمكنهم العمل، لكن هذه الميزة في الواقع تمنحك تحكّمًا أكبر لا أقل.

لضبط الموعد النهائي للتقديم، انتقل إلى الصفحة الرئيسية، وابحث عن قسم الأسبوع القادم/الفترة التالية، واضغط على ✏️ أيقونة القلم بجانب “الموعد النهائي للطلبات”. ثم اختر اليوم والساعة المطلوبين، واضغط على حفظ.

سياسة التوفّر

يتضمّن EZShift محرّك سياسات ذكيًا يتيح لك أن تحدّد بدقة كيف ومتى يمكن للموظفين تقديم أوقات توفّرهم. ويمكنك ضبط:

1. عدد الورديات التي يجب أن يتركها كل موظف مفتوحة
2. عدد الورديات المسموح له بحجبها
3. الموعد النهائي لتقديم أوقات التوفّر أو تعديلها

لإنشاء السياسات أو تعديلها، افتح حدود توفر الموظفين من أعلى يمين لوحة التحكم الرئيسية.

إنشاء أنواع جديدة من قيود التوفّر

في شاشة حدود التوفّر، سترى بطاقة افتراضية باسم “غير مقيّد”، ويُعيَّن لها جميع الموظفين افتراضيًا.

لإنشاء نوع قيد جديد:

1. اضغط على إضافة نوع قيد توفّر (+)

2. أعطه اسمًا واضحًا (يساعدك ذلك على التعرّف عليه لاحقًا عند تعيين الموظفين)

3. ستُفتح بطاقة جديدة يمكنك فيها:
   1. تحديد قواعد تقديم أوقات التوفّر
   2. تعيين الموظفين المعنيين (ويمكنك أيضًا التعيين مباشرةً من ملف الموظف)

إعداد قواعد التقييد

اضغط على أيقونة القلم بجانب قواعد التقييد. ستُفتح نافذة فيها ست فئات من القواعد النموذجية، ويمكن تخصيصها جميعًا.

أمثلة على قواعد شائعة:

• يجب أن يترك الموظف ورديتين صباحيتين على الأقل خلال أيام الأسبوع مفتوحتين
• لا يمكن للموظف حجب أكثر من ورديتين في نهاية الأسبوع
• لا يمكن لأكثر من خمسة موظفين حجب وردية صباح الاثنين

النص الظاهر باللون الأخضر قابل للتعديل، وتحت خيارات توسيع القاعدة وتضييقها يمكنك الضغط على الأيقونات لضبط كل قاعدة أو تحسينها أكثر.

يمكن أن تتضمّن كل بطاقة قيد مزيجًا من عدة قواعد.

تعيين الموظفين لأنواع القيود

في شاشة حدود التوفّر نفسها، اضغط على أيقونة الأشخاص.

ستظهر قائمة بجميع الموظفين؛ ما عليك سوى تحديد المربعات بجانب الموظفين الذين ينبغي أن ينتموا إلى نوع القيد هذا.

2. الطلبات الخاصة

تتيح هذه الوحدة للموظفين طلب الغياب ليوم كامل أو لعدة أيام، مع تحديد سبب الغياب (مثل الإجازة، أو المرض، أو الدراسة، أو مناسبة، وغير ذلك).

• تتطلّب هذه الطلبات موافقة المدير
• خلافًا لطلبات التوفّر العادية، لا تُعتمد الطلبات الخاصة تلقائيًا، حتى لو كانت ضمن حدود السياسة

يمكنك ضبط أنواع الطلبات والمعتمِدين المخوّلين من: الإعدادات ← الطلبات الخاصة (الإجازات)

نصيحة احترافية

عرّف قيود التوفّر بأكبر قدر ممكن من الدقة.

فالقواعد الواضحة والمنظّمة جيدًا تساعد على توزيع الورديات بشكل أكثر توازنًا بين الموظفين، وتقليل تداخل طلبات الغياب، وزيادة فرص منح الإجازات فعلًا عندما يحتاجها الموظفون.